Voor klant BOIP (Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom) heb ik een nieuw verzuimportal ingericht. De klant wilde een koppeling met een nieuwe arbodienst en de inrichting op AFAS InSite aanpassen. Er is een nieuw verzuimportal gemaakt waar vanuit de leidinggevende alle acties uit kan voeren voor de zieke medewerker. Door middel van signalering worden er dossieritems gestart voor het aanmaken van werkhervattingsplannen, gespreksverslagen, etc. Verslagen van de arbodienst worden d.m.v. een connector in AFAS vastgelegd in het dossier van de medewerker. Het gehele proces van verzuim wordt in AFAS gevolgd d.m.v. signaleringen, dossieritems die opstarten, etc.

Voor Waardeburgh heb ik de mogelijkheid ingericht om nieuwe evenementen (bijv. Cursus Reanimatie) te organiseren voor de medewerkers. De medewerkers kunnen zich via Mijn kennisportal op InSite inschrijven voor de trainingen. Er zijn signaleringen gemaakt die aangeven wanneer een vervolgcursus gewenst is. De medewerker ontvangt zijn bevestiging van de aanmelding, een herinnering en een evaluatie netjes in zijn e-mailbox. Wanneer de medewerkers vragen hebben over cursussen, kunnen zij hiervoor een vraag insturen die behandeld kan worden door de medewerkers met de rol Cursusmanagement. Op deze manier is ook gelijk inzichtelijk welke vragen er in de afgelopen tijd gespeeld hebben en wordt de stroom met vragen via de e-mail beperkt.

Voor Het Oogziekenhuis heb ik Google Maps geactiveerd voor InSite. Ze gebruiken deze nu bij het berekenen van de afstand bij het declareren van kilometers. Voor de medewerkers een grote vooruitgang! Ook wordt de afstandsberekening, bijv. bij het indienst melden van nieuwe medewerkers, door Google Maps automatisch berekend. Dit maakt het werk voor HR weer minder. Ik heb het oogziekenhuis geholpen bij zowel het aanmaken van de API Keys, het inrichten in InSite, de activeren in de flows, etc.

Samen met de functioneel beheerders van Het Oogziekenhuis hebben we de processen rond Onboarding geoptimaliseerd. De sollicitant ontvangt bij benoeming extra rechten op OutSite, zodat hij informatie, speciaal voor medewerkers, voor zijn indienstdatum in kan zien. Daarnaast ontvangt de sollicitant volledig geautomatiseerd taken voor het uploaden van bijv. VOG, diploma, BIG-registratie, etc. Dit wordt uitgevraagd op basis van de functie op de vacature. Wanneer de sollicitant alle documenten ingeleverd heeft, die binnen moeten zijn vóór dat hij indienst gemeld kan worden, komt de knop in de workflow om de sollicitant indienst te gaan melden conditioneel zichtbaar. Ook heeft HR een compleet overzicht van de sollicitanten waarin staat of een document verplicht is of niet en of deze al aangeleverd is.

Bij Stichting Waardeburgh ondersteun ik de functioneel beheerder bij complexe vraagstukken en optimalisaties. Hierbij kwamen de volgende onderwerpen naar voren: Autorisatie, HRM, opleidingen, cursussen, signalen, documenten, filteringen, etc. Een zeer breed palet van de diverse mooie onderdelen in AFAS die Waardeburgh in gebruik heeft! Ik denk met de beheerder mee in hoe processen geoptimaliseerd kunnen worden, bedenk samen een plan van aanpak en help bij het oplossen van issues.

Voor Stichting Waardeburgh een volledige Werken-bij-website gerealiseerd in OutSite: www.werkenbijwaardeburgh.nl. Samen met Communicatie en HR is de website naar de wensen van de organisatie ingericht, waarbij de nieuwe huisstijl volledig is geïntegreerd. Vanuit Oranje Consultancy betrokken geweest bij advisering en inrichting van de site. De opmaak van de pagina's is zoveel mogelijk vanuit het thema gestuurd, zodat een eventuele aanpassing in de toekomst eenvoudig is. Daarnaast de medewerkers (waar nodig) training gegeven zodat zowel In- als OutSite door hen zelf onderhouden kan worden.

Voor de medewerkers van IJsselheem ingericht dat een vooraf bepaalde groep medewerkers standaard een Thuiswerkovereenkomst aangeboden krijgt. Dit krijgen zij bij indienst of wijziging van functie. Ook kunnen medewerkers die niet in de standaard-groep vallen een overeenkomst aanvragen via InSite, welke dan goedgekeurd moet worden door de leidinggevende. De Thuiswerkovereenkomst wordt digitaal ondertekend door HR en de medewerker. De medewerkers kunnen een vergoeding voor de thuiswerkplek ontvangen door hier een declaratie voor in te sturen. Het insturen van de declaratie is alleen mogelijk wanneer de medewerker in zijn dossier een ondertekende overeenkomst heeft. Hiermee worden onterechte declaraties voorkomen.

Bij het Oogziekenhuis worden regelmatig ZZP'ers ingezet. Hiervoor hebben we een workflow ingericht, waarbij de ZZP ook OutSite toegang krijgt en gegevens aan kan leveren. Dit was stap 1 in de optimalisatie van de invoer van PNIL en is dus gebouwd naast het huidige proces. Op naar de volgende stap!

In de afgelopen maanden de medewerkers van Functioneel beheer geholpen bij het toevoegen van een nieuwe werkgever, aanpassing van bestaande processen voor de nieuwe werkgever en algemene ondersteuning geboden bij diverse vraagstukken. Trefwoorden: HRM, InSite, Ondersteuning, Advies.

Voor (een deel van) de medewerkers van Waardeburgh is er de mogelijkheid om keuzemodel in te zetten voor belastingvoordeel. De vormgeving van de pagina's en het inrichten van het proces heb ik voor hen mogen doen.